VGI, Vårt Gemensamma Intranät, är ett av Region Skånes mest prioriterade områden inom IT. Den främsta målsättningen är att intranätet ska fungera som ett arbetsredskap. I dag är bristerna stora.
Ledningsgruppen den 27 september 2010
En viktig förutsättning för ett fungerande intranät är att arbetet med att utveckla det sker ute på kliniker och divisioner där kunskapen om de vardagliga behoven finns. På en del divisioner finns det redan i dag en fungerande webborganisation, medan det saknas nyckelpersoner på andra.
I dag arbetar omkring 200 personer i mindre eller större utsträckning med intranätet på Skånes universitetssjukhus. Nu införs på hela sjukhuset webbsamordnare och ämnessamordnare, vars uppgifter är att sprida, ta emot och diskutera hur informationen ska föras ut. De ska fungera som spindlar i nätet, men också vara de personer som håller örat mot marken så att viktig information blir tillgänglig för alla berörda medarbetare.
Vid ledningsgruppens möte diskuterades bland annat hur man kan förhindra att medarbetarna dränks av information i det nya intranätet. Det kan undvikas genom att det blir ämnesorienterat till skillnad från organisationsinriktat och att varje medarbetare får sin egen förstasida utifrån sin egen roll i organisationen.
Samtidigt blir intranätet den centrala informationskanalen vid sidan av arbetsplatsträffar och andra möten öga mot öga. När det fungerar kommer det att spara tid för varje enskild medarbetare som totalt kan uppgå till tusentals timmar. Innan sjukhuset nått dit måste emellertid alla divisioner och staber sätta in resurser som inledningsvis kostar tid och kraft. För flera divisioner har detta underlättats av att resurser flyttas från klinik till divisionsstab utan att antalet anställda administratörer ökat.
Det finns samtidigt en befogad rädsla att en redan hårt ansträngd kärnverksamhet tvingas betala dyrt för ett fungerande nätverk av kommunikatörer. Men webb- och ämnessamordnarnas uppgift är omvänd. Med hjälp av sin nära kunskap om verksamhetens behov underlättar de det dagliga arbetet på ett intranät där medarbetarna snabbt och smidigt kan finna den information och de dokument som är nödvändiga för arbetet med patienterna.
Intranätet fylls till 90 procent av dokument som dagligen fungerar som stöd åt arbetet. Dessa kommer nu att finnas tillgängliga i den nya dokumentportalen på intranätet. Målsättningen är att den är fullt införd den 1 december.
2010-09-28
/Per Längby