Påfyllning av kassa sker på följande sätt:
1) Blankett ”Handkassa, redovisning” fylls i .
2) Gjorda inköp skall styrkas av numrerade kvitton där det tydligt framgår vad inköpet avser samt momsbelopp. Kvittona ska tejpas eller klistras fast på en A4-sida. OBS! Klistra eller häfta inte fast kvittona då underlagen i så fall inte kan skannas.
Kraven på verifikationsunderlag är desamma som de som gäller för en leverantörsfaktura. Detta innebär att:
a. säljarens namn och organisationsnummer skall klart framgå av kvittot.
b. det ska tydligt anges vad som köpts, vilket pris som gäller samt hur stor andel av priset som utgörs av moms.
c. om kvittot avser kostnader för blommor, gåvor, restaurangbesök etc. ska alltid syftet med utgiften anges samt vem/vilka som deltagit. Vid representation gäller särskilda momsregler (avdragsbegränsningar)
3) Blankett, med tillhörande kvitton, skickas till GSF, Ekonomiservice, Skånehuset Kristianstad, Hus 2, plan 2, märk kuvertet Handkassa
4) Inom GSF sker en granskning av inkommen blankett samt kvitton. Efter granskning skannas blanketten samt kvittona in i Leverantörsfakturaportalen (LFPn) och GSF mottagningsgodkänner verifikationen i LFPn.
5) GSF cirkulerar mottagningsgodkänd verifikation i LFPn till kassaansvarig för kontering och sakattest. Gjorda inköp konteras på respektive konto som inköpet avser i samband med att redovisningen erhålls i Raindance genom att en uppdelning i konteringen i Raindance görs mellan de olika konton om inköpen avser. Observera att konto 19110 aldrig används i dessa sammanhang.
6) Beslutsattest av verifikationen sker av behörig beslutsattestant vid kliniken/avdelningen/enheten. Påfyllning av handkassan med nya kontanter sker via ett utbetalningskort som hämtas ut på banken. Underlaget i LFPn kommer kassaansvarig till handa inom 10 arbetsdagar från det att GSF erhållit blanketten ”Handkassa, redovisning” och dess kvitton.
Obs! Banken tar ut en avgift för att lämna ut kontanter. Bokför denna avgift på konto 85610 Bankkostnader vid nästa redovisningstillfälle.