Beviljade handkassor skall finnas bokförda på ett så kallat balanskonto (konto 19110 Handkassor). Kontot skall alltid uppgå till det belopp som handkasseansvarig undertecknat att denne erhållit. Endast i samband med att en handkassa utökas, reduceras eller avslutas skall bokföring ske på detta konto.
Inköp som görs av de medel som finns i handkassan bokförs alltid på ett resultatkonto (konto 4xxxx-7xxxx). Det konto som skall användas är det konto som inköpet avser, t ex gåva, trivselåtgärder osv.