Region Skånes upphandlingspolicy

Lagen om offentlig upphandling anger hur upphandling ska genomföras inom Region Skåne och denna Upphandlingspolicy fastställer Region Skånes riktlinjer för upphandling med lagen som grund.

Ansvarig för upphandling och samverkan är regionens centrala upphandlingsfunktion, Koncerninköp, som är organiserade inom Koncernkontoret. Koncerninköps ansvar omfattar dock inte upphandling av fastighetsrelaterade entreprenader, vilka Regionservice ansvarar för och kollektivtrafik, vilket Skånetrafiken ansvarar för samt därmed direkt kopplade behov av varor och tjänster. 

Policyn är bindande för samtliga förvaltningar inom Region Skåne. Den gäller också för andra juridiska personer där Region Skåne har ett dominerande ägarinflytande.

Med begreppet samordnad upphandling som används i policyn menas att samtliga förvaltningar/enheter som har behov av samma vara eller tjänst skall samordna upphandlingen genom Koncerninköp. 

En utvärdering av hur policyn efterlevs skall göras årligen och föreläggas Regionstyrelsen.

Framgångsfaktorer för att minska Region Skånes kostnader vid upphandling med målsättning att effektivisera upphandlingsprocessen

  • Ha bra framförhållning så att samplanering kan ske
  • Skapa överblick och tänk ur koncernperspektiv
  • Ha genomtänkta krav men inte ”överkrav” för funktionen/uppgiften
  • Standardisering av produkter och krav medför besparing
  • Säkerställ Inköpskompetens och kunskap om aktuell marknad och konkurrens
  • Engagemang från ledningen är viktig
  • Säkerställ att uppföljning och återkoppling sker

UPPHANDLINGSPOLICY

  • Upphandlingen ska ske på ett öppet sätt. Vidare ska principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Alla anbudsgivare ska behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt.
  • Det är viktigt att utforma förfrågningsunderlaget på ett sådant sätt att även små och medelstora företag samt idéburna organisationer har möjlighet att konkurrera om Region Skånes uppdrag när så är möjligt. För att säkerställa detta skall en marknads- och näringslivsanalys göras för respektive upphandlingsområde innan upphandling genomförs.
  • Upphandlingen ska genomföras så att Region Skånes verksamheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och rätt pris.
  • Upphandlingen ska präglas av totalkostnadstänkande där samtliga kostnader beaktas under produktens/utrustningens/tjänstens användningstid (livscykelanalys).
  • Samordnad upphandling för hela Region Skåne är huvudregel. Koncerninköp avgör om frånsteg från samordning ska ske. Samordning bör också ske med andra huvudmän om det ger ekonomiska eller andra fördelar. Koncerninköp ansvarar för att fördelarna med samordnad upphandling tillvaratas.
  • Samtliga projekt som kan komma att leda till eller influera framtida beslut om inköp/upphandling - ska anmälas till Koncerninköp. All upphandling skall ske i nära samverkan med berörda förvaltningar och enheter. Förvaltningar/enheter som deltar i en upphandling skall tillföra kompetens avseende innehållet i vad som skall upphandlas.
  • Upphandlingar skall i görligaste mån ta hänsyn till Region Skånes Likabehandlingspolicy, Handikappolitiska program och regionens vision mot Matlandet Skåne samt följa övriga av Regionfullmäktige eller Regionstyrelsens beslutade policys och riktlinjer. Även djurskyddet skall i görligaste mån beaktas vid upphandlingar inom ramen för Matlandet Skåne.
  • Region Skånes Miljöprogram och miljömål ska beaktas för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan vid upphandling. Särskild vikt skall läggas vid målet om att Region Skåne skall vara fossilfritt år 2020 och vid att allt fordonsbränsle skall vara förnybart år 2020 i Region Skåne
  • ”Uppförandekod för leverantörer” som är antagen av Regionfullmäktige ska tilllämpas vid upphandlingar
  • Vid upphandlingar av stora värden (> 100 Prisbasbelopp) ska en riskanalys och en upphandlingsstrategisk plan upprättas av den som genomför upphandlingen. Riskanalysen/planen skall säkerställa att upphandlingen är väl genomtänkt innan den startar.
  • Region Skåne skall vara öppen för och driva innovativa upphandlingar och ligga på framkant avseende innovationsupphandlingar.
  • Tecknade avtal är bindande och skall användas av de förvaltningar som omfattas av avtalen.
  • Region Skånes verksamheter är skyldiga att känna till och utnyttja de regionala upphandlingsavtal som upprättats. Vid avsteg från detta finns risk att otillåtna direktupphandlingar görs. Avtalen ska finnas tillgängliga i Koncerninköps databas.
  • Ingångna avtal ska följas upp av den som är avtalsförvaltare avseende de krav som finns i avtalet, t ex miljökrav, etiska krav och funktionskrav. Avtalsförvaltare skall utses när respektive upphandling är avslutad.
  • Det är förvaltningens/enhetens ansvar att det finns budgeterade medel för de inköp/upphandlingar som man deltar i. Det är också förvaltningens/enhetens ansvar att ställa de funktionsmässiga krav som erfordras, så att upphandlingen resulterar i önskad produkt/tjänst.
  • Gränsen för s.k. direktupphandling är fastlagd i LOU. För närvarande är direktupphandlingsgränsen 287 000 kr. inom den klassiska sektorn och 577 000 kr inom försörjningssektorn (LUF). (15 % av respektive tröskelvärde)
  • Ägarrepresentant ska utses av ”Direktör för ägarfrågor” vid verksamhetsövergång och/eller när tillgångar ska avyttras eller överlåtas. Ägarrepresentanten skall ta tillvara ägarens intressen vid värdering av tillgångar och vid personalövergångar.
  • Leverantörers anställda i ett entreprenadförhållande med regionen omfattas av meddelarfrihet liknande den som gäller för regionens anställda. 
För ytterligare information om upphandlingar inom Region Skåne hänvisas till Region Skånes centrala upphandlingsfunktion, Koncerninköp.

Policy

Policyn är beslutad i Regionfullmäktige 2011-11-14 
 

Regionservice
Kontakt

Henrik Jönsson
Upphandlingsstrateg
Telefon: 040-675 30 44
e-post: henrik.j.jonsson@skane.se

Länkar

Se Region Skånes upphandlingspolicy i sin helhet:
(pdf. öppnas i nytt fönster)
 
Tillämpningsanvisningar
(pdf. öppnas i nytt fönster)
  • Sidan uppdaterad
    2008-12-12 av Dorte Bernro dorte.bernro@skane.se
    Faktaägare: Henrik Jönsson henrik.j.jonsson@skane.se

  • Kontakta Region Skåne

    • Adress: Regionservice, 205 25 Malmö
    • Telefon: 077-67 30 000 (kundtjänst)
    • Om cookies