Innehållsförteckning:
Denna policy är ett komplement till kommunikationspolicyn. Den har flera gemensamma nämnare med den överordnade kommunikationspolicyn, men hanteras särskilt eftersom media är en av de viktigaste kanalerna för extern kommunikation i Region Skåne. Regionstyrelsen beslutade om denna mediepolicy den 29 mars 2007.
Bakgrund
Region Skåne har flera olika sätt att kommunicera med omvärlden. De flesta invånare får merparten av sin information om Region Skåne via redaktionella medier. Information i media är en förutsättning för att Skånes invånare ska kunna tillvarata sina demokratiska rättigheter. Kvalitativ och fortlöpande information ger möjlighet till insyn, delaktighet, samverkan och påverkan i Region Skånes verksamhet.
Mål
I våra kontakter med media ska vi sträva efter att öka omvärldens kunskap om och intresse för Region Skånes verksamhet. Vi bör aktivt försöka att skapa förtroende för Region Skåne. Enskilda verksamheter inom regionen representerar sig själva, men som en del av helheten Region Skåne.
Informationen ska vara:
-
Öppen. Den som vill ha information ska få den, om det inte finns lagliga begränsningar.
-
Lättillgänglig. Media som söker information ska kunna hitta den så enkelt som möjligt.
-
Snabb. I samband med aktuella händelser ska informationen vara tillgänglig för media så snart som möjligt.
-
Aktiv. Varje mediekontakt är en möjlighet att påverka attityden till Region Skåne. Vi ska vara beredda att driva den offentliga debatten i för Region Skåne viktiga frågor.
-
Trovärdig. Saklig information med en tydlig avsändare, enligt den grafiska profilen.
-
Begriplig. Språket ska vara tydligt och lätt att förstå.
-
Målgruppsanpassad. Informationen ska anpassas till målgruppens förutsättningar när det gäller utformning, språkbruk och val av kanal.
-
Vi ska underlätta för medierna att på ett sakligt och korrekt sätt kunna bevaka Region Skånes verksamheter.
-
Med öppenhet och en tillmötesgående attityd ska vi skapa trovärdighet för Region Skåne.
-
Med god kunskap om målgrupperna, våra verktyg och om hur media fungerar kan vi kommunicera effektivt.
-
Informationen ska ha koppling till de värden och kännetecken som finns i Region Skånes varumärke.
-
Vi ska hantera kritik på ett konstruktivt sätt.
Stöd
I enlighet med Region Skånes kommunikationspolicy, denna mediepolicy och den rätt till kritiska uttalanden som medarbetarna har enligt lagstiftningen om yttrandefrihet, ska Region Skånes förhållningssätt gentemot media vara öppen. Det står i princip var och en fritt att kontakta media om allt som inte är sekretessbelagt (meddelarfriheten).
Region Skånes kommunikatörer ska vara ett stöd för medarbetarna i deras relationer med media. Att anlita kommunikatörerna kan säkra att informationen går ut i rätt tid, via rätt kanaler och till rätt målgrupper. Med syftet att informera sakligt och korrekt bör den som ska bli intervjuad av en journalist ta kontakt med pressansvarig för att gå igenom huvudbudskap och frågeställningar. En kort budskapsgenomgång före en intervju är ytterligare ett steg mot en tryggare intervjusituation och är nyttig även för den som är erfaren vid att bli intervjuad.
Ett verksamt sätt att stödja verksamheten i dess mediekontakter är medieträning.
Ansvar
När information ges ska det vara tydligt vem som kan kontaktas för ytterligare frågor. Denna person ska vara kunnig i ämnet, vidtalad, förberedd och tillgänglig. Grundregeln är att den som är närmast ansvarig – eller mest insatt i ämnet – ska svara på frågor.
Målgrupper som vi vill nå via media:
-
Skånes invånare
-
Invånare i övriga landet
-
Näringsliv i Skåne och omvärlden
-
Övriga myndigheter och samarbetsorganisationer
-
Prioriterade regioner i omvärlden.
-
Medarbetare
-
Personliga kontakter, via besök, telefon och e-post
-
Pressmeddelanden
-
Presskonferenser och medieseminarier
-
Pressrum på internet
-
Debattartiklar
-
Nyhetsbrev
-
Personaltidningar
-
Webbnyheter
-
Event
-
Insändarsvar
-
Expertlistor
Krisinformation
I händelse av kris eller katastrof är det viktigt hur en verksamhet kommunicerar. I Region Skåne finns en särskild plan och organisation för kriskommunikation. Kommunikationspolicyn är vägledande för dess arbete, och som stöd finns särskilda riktlinjer i denna varumärkesguide (se avsnitt 4).