Innehållsförteckning:
Region Skåne har, såväl i normalläge som i situationer som ställer extra krav på samhällsfunktionerna, ett ansvar för att informera och kommunicera med allmänheten i Skåne, medarbetare och samverkande organisationer om vår verksamhet.
Denna övergripande kriskommunikationsplan utgår från Krishanteringsplan för Region Skåne och ersätter tidigare utarbetade kriskommunikationsplaner. Planen omfattar all verksamhet inom koncernen Region Skåne, ägs av kommunikations- och IT-direktören och ska fortlöpande revideras.
Syftet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne är att inom informations- och kommunikationsområdet klargöra roller, ansvar och uppgifter inför, vid och efter en allvarlig händelse.
Kriskommunikationsarbetet inom Region Skåne ska bedrivas i enlighet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Planen redovisar hur information och kommunikation samlat ska ske till massmedia och allmänhet, Region Skånes medarbetare, bolag, samarbetspartners, kommuner och myndigheter så att målet om en koncern- och regiongemensam lägesbild kan förmedlas.
Kriskommunikationsplanen syftar också till att med tydligt kommunikationsarbete stärka Region Skånes trovärdighet vid kris både ur ett internt och externt perspektiv.
Syfte och mål
Kriskommunikationsarbetet inom Region Skåne ska bedrivas i enlighet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Syftet med planen är att inom informations- och kommunikationsområdet klargöra roller, ansvar och uppgifter inför, vid och efter en allvarlig händelse.
Planen redovisar hur information och kommunikation samlat ska ske till
massmedia och allmänhet, Region Skånes medarbetare, bolag, personal hos entreprenörer och avtalsparter, kommunerna i Skåne län samt med myndigheter på regional och central nivå, så att målet om en koncern- och regiongemensam lägesbild kan förmedlas.
Organisation för krisledning i Region Skåne
Region Skånes organisation för krishantering beskrivs i Krishanteringsplan för Region Skåne. Regiondirektören leder och samordnar den övergripande krishanteringen i koncernen Region Skåne. Därutöver ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för krishanteringen i sin verksamhet samt för förebyggande krishanteringsåtgärder i form av risk- och sårbarhetsarbete, upprättande av lokala planer, övning, utbildning, utvärdering, osv. enligt kraven i Krishanteringsplan för Region Skåne. I frågor som avser krisledningsnämndens uppgifter är förvaltningschef eller
motsvarande underställd regiondirektören i dennes egenskap av koncernchef.
Organisation för kriskommunikation i Region Skåne
Regiondirektören leder och samordnar den övergripande krishanteringen för koncernen Region Skåne samt är ytterst ansvarig för informationen till medborgare, medarbetare och entreprenörer. Kommunikations- och IT-direktören ansvarar för Kriskommunikationsplan för Region Skåne samt revidering av densamma.
På regional nivå upprätthålls beredskapen för kriskommunikation av pressjouren. Pressjouren ansvarar för det operativa arbetet med den koncernövergripande kriskommunikationen samt samordnar kommunikationsinsatser och kommunikationsbudskap då flera förvaltningar, aktörer och funktioner är berörda av en allvarlig händelse.
Vid allvarlig händelse på lokal nivå ansvarar i första hand berörd förvaltning/verksamhet/funktion för det lokala kriskommunikationsarbetet. Vid mer omfattande händelser kan pressjouren på uppdrag av kommunikationschefen stödja det lokala kriskommunikationsarbetet.
Ansvar för kriskommunikation
Enligt den nationella målbild för risk- och sårbarhetsarbetet som Sveriges kommuner och landsting tillsammans med Krisberedskapsmyndigheten har kommit överens om, ansvarar Region Skåne för att kunna ge invånare och media korrekt information om en allvarlig händelse.
Då målet med Region Skånes kriskommunikation är att förmedla en koncern- och regiongemensam lägesbild till medborgare, medarbetare, bolag, samarbetspartners, massmedia, kommuner och myndigheter är det viktigt att tydliggöra alla förvaltningars/funktioners/verksamheters roller och ansvar. I tabellen nedan ingår även länsstyrelsen som ansvarar för den regionala lägesbilden vid en allvarlig och regionomfattande händelse.
Ansvarsfördelning
| Länsstyrelsen |
Länsstyrelsen ansvarar för att vid en allvarlig händelse skapa den regionala lägesbilden, stödja och samverka med berörda aktörer och att rapportera händelseutvecklingen till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), men Länsstyrelsen kan aldrig överta andra aktörers ansvar för ledning.
|
| Region Skåne |
Region Skåne har ett regionalt sektorsansvar i Skåne för hälso- och sjukvård, smittskydd, kollektivtrafik, kultur och regional utveckling.
|
| Regionstyrelsen |
Regionstyrelsens arbetsutskott utgör vid behov krisledningsnämnd i Region Skåne. Nämnden träder i funktion först efter lägesinformation från regiondirektören och efter beslut av regionstyrelsens ordförande eller vice ordförande. Regionstyrelsen fastställer Kriskommunikationsplanen för Region Skåne.
|
| Regiondirektören |
Regiondirektören leder och samordnar enligt Krishanteringsplan för Region Skåne den övergripande krishanteringen för koncernen, samt är ytterst ansvarig för kommunikationen till medborgare, medarbetare och entreprenörer.
|
| Kommunikations- och IT-direktör |
Kommunikations- och IT-direktören ansvarar för Kriskommunikationsplan för Region Skåne samt revidering av densamma.
|
| Kommunikationsavdelningen vid Koncernkontoret |
Kommunikationsavdelningen vid Koncernkontoret organiserar och bemannar kommunikatörsberedskapen i pressjouren på uppdrag av kommunikations- och IT-direktören. Vid mer omfattande händelser kan pressjouren på uppdrag av kommunikationschefen stödja det lokala kriskommunikationsarbetet.
|
| Förvaltningschef/ motsvarande |
Förvaltningschef ansvarar för att det i förvaltningen/ motsvarande funktionen/verksamheten finns en aktuell, lokal kriskommunikationsplan som utgår från Kriskommnikationsplan för Region Skåne.
Förvaltningschefen eller motsvarande ska omedelbart informera regiondirektören då en allvarlig händelse som negativt kan påverka Regions Skånes verksamhet inträffar eller kan förväntas inträffa. Vid allvarliga händelser som berör sjukvården ska RMKL/Tjänsteman i Beredskap (TiB) informeras via SOS Alarm.
Operativt kriskommunikationsarbete
Vid allvarlig intern händelse på lokal nivå ansvarar berörd förvaltning/funktion/verksamhet för det lokala kriskommunikationsarbetet i enlighet med verksamhetens lokala kriskommunikationsplan.
Förvaltningschefen ansvarar för informationen till medarbetarna. Råd och stöd till förvaltningschefen lämnas i första hand av verksamhetens kommunikatör.
Pressjouren ska kontaktas för samordning av kriskommunikationsinsatser vid mer omfattande, allvarliga händelser.
|
| RMKL |
Regional Medicinsk KatastrofLedning (RMKL) är Region Skånes kris- och katastrofledningsorgan för sjukvården, med uppgift att vid större händelser samordna
och leda Region Skånes sjukvårdsresurser.
I RMKL är alltid minst tre funktioner i beredskap: Tjänsteman i Beredskap (TiB), Regional Läkare i Beredskap (RLB) samt kommunikatör i beredskap (Pressjour). TiB tar emot larm via SOS 112 och bedömer hur ärendet ska hanteras. RLB kan vid särskilda händelser besluta om Region Skånes samtliga hälso- och sjukvårdsresurser. Mandatet övergår till chefen för RMKL när RMKL bildar stab.
När RMKL bildar stab ska chefen för RMKL omgående informera regiondirektören. Vid stabsläge går pressjouren in som kommunikatör i RMKL.
RMKL ska för funktionen ha en kriskommunikationsplan i samstämmighet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne.
|
| Skånetrafiken |
Skånetrafiken ansvarar för kollektivtrafiken i Region Skåne.
Vid allvarliga händelser då Skånetrafikens krisgrupp bildar stab ansvarar trafikdirektören för att regiondirektören omgående informeras samt att kontakt etableras med pressjouren för samordning av kommunikationsinsatser.
|
| RSIT |
Förvaltningen RS IT är operativt ansvarig för IT och telefoni i Region Skåne. En allvarlig händelse som berör dessa områden kan medföra mycket allvarliga
problem för förvaltningar, verksamheter och, i förlängningen, medborgarna.
RS IT ska för hela verksamheten ha en aktuell kriskommunikationsplan som är korrelerad till Kriskommunikationsplan för Region Skåne.
Förvaltningschefen eller motsvarande ska omedelbart informera regiondirektören då en allvarlig händelse som negativt kan påverka Regions Skånes verksamhet inträffar eller kan förväntas inträffa. Likaså ska kontakt etableras med pressjouren för samordning av kommunikationsinsatser.
|
Kommunikation vid kris
Mål för kriskommunikation
Det övergripande målet för kriskommunikationen är enligt Krishanteringsplan för Region Skåne att ur såväl ett koncernperspektiv som ett samhällsperspektiv kunna ge tillräcklig och korrekt information internt och externt. Likaså att verka för att ge bästa möjliga förståelse för situationen och dess konsekvenser, så att de som hanterar eller berörs av krisen får bästa möjliga förutsättningar att hantera situationen. Därför ska alla aktörer arbeta utifrån Kriskommunikationsplan för Region Skåne och de framtagna och till denna plan korrelerade lokala kriskommunikationsplaner. I enlighet med Region Skånes kommunikationspolicy ska kriskommunikationen vara:
-
Öppen
-
Lättillgänglig
-
Snabb
-
Aktiv
-
Trovärdig
-
Begriplig
-
Målgruppsanpassad
Kanaler för kriskommunikation
Kanal för informationsspridning väljs utifrån vilken målgrupp kriskommunikationen vänder sig till. För sammanhållen information är det viktigt att kommunikationen följer linjeorganisationen både vad gäller intern och extern kommunikation enligt figur nedan.
Intern spridning av kriskommunikation
-
Region Skånes interna webbplatser
-
E-postlistor, faxlistor och sms-kedjor
-
Möten samt telefon- och videokonferenser
-
Telefonväxel
-
1177
Extern spridning av kriskommunikation
-
Pressmeddelanden, presskonferenser och andra mediekontakter
-
Region Skånes webbplats (i nödsituation aktiveras kriswebben)
-
Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)
-
Informationsmeddelande till allmänheten via Sveriges Radio
-
Möten
-
Telefonväxel
-
1177
Användning av kriskommunikationsplanen
Kriskommunikationsplanen ska var ett stöd före, under och efter en kris då lokala kriskommunikationsplaner ska upprättas. Detta bidrar till att skapa långsiktighet, rutin och trovärdighet för kriskommunikationsarbetet i Region Skåne. Målet är att förmedla en koncern- och regiongemensam lägesbild till medborgare, medarbetare, bolag, samarbetspartners, massmedia, kommuner och myndigheter.
Användning i olika faser
Arbetet med kriskommunikationsplanen ska ske fortlöpande som en aktiv del av verksamhetens kommunikationsarbete. För att kvalitetssäkra kriskommunikationsarbetet är det därför viktigt att kriskommunikationsplanen används genomgående enligt nedanstående trappmodell.
Förebyggande fas
Innehållet i kriskommunikationsplanen ska beaktas före införande av nya infrastrukturer (t.ex. telefoni), organisationsförändringar och andra förändringar i verksamheten så att roller och ansvar inom kriskommunikationsarbetet säkras i det längre perspektivet.
Förberedande fas
Utifrån Kriskommunikationsplan för Region Skåne ska förvaltningar, funktioner och verksamheter ta fram och utveckla sina lokala kriskommunikationsplaner så att Region Skånes mål om koncern- och regiongemensam kriskommunikation uppnås.
Akut fas
Vid akut fas används Kriskommunikationsplan för Region Skåne samt till denna korrelerade lokala kriskommunikationsplaner som stöd för att hantera krisen och för att uppnå Region Skånes mål om koncern- och regiongemensam kriskommunikation.
Återhämtning
I denna fas sker en återgång till normalläge och det akuta kriskommunikationsarbetet avvecklas.
Utvärdering
Enligt Krishanteringsplan för Region Skåne ansvarar regiondirektören och alla berörda förvaltningar/funktioner/verksamheter för att utvärdering utförs efter en allvarlig händelse. Efter analys och utvärdering ska erfarenheter från händelsen omsättas i uppdaterade rutiner och planer.
Utbildning och övning
Det är av yttersta vikt att den lokala kriskommunikationsplanen förankras och övas i verksamheten så att den är känd när en allvarlig händelse inträffar. Planen ska fastställas av förvaltningschef eller motsvarande.
Uppföljning och utvärdering
Kriskommunikationsplan för Region Skåne samt de lokalt framtagna kriskommunikationsplanerna ska kontinuerligt revideras och följas upp för att fortlöpande förbättras. Efter en kriskommunikationsinsats är det viktigt att utvärdera planen för att fånga upp erfarenheter och brister, som kan leda till förbättringar i kommande planer.
Definitioner
Här nedan definieras vanligt förekommande begrepp inom kriskommunikation. Då definitionerna av en kris kan variera utifrån vem som kommunicerar (myndigheter, organisationer, allmänhet och media) är det viktigt att tydliggöra Region
Skånes koncerngemensamma definitioner så att kriskommunikationen blir enhetlig och tydlig.
Allvarlig händelse
Samlingsterm för händelser som är så omfattande eller allvarliga att resurserna måste organiseras, ledas och användas på ett särskilt sätt.
Extraordinär händelse
En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller risk för störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av samhället.
Katastrof
Allvarlig händelse där tillgängliga resurser är otillräckliga i förhållande till det akuta behovet och belastningen är så hög att normala kvalitetskrav trots adekvata åtgärder inte längre kan upprätthållas.
Kris
Kris kan definieras på många sätt. Här menar vi en händelse som drabbar många människor och stora delar av vårt samhälle. En kris hotar grundläggande funktioner och värden som exempelvis elförsörjning eller hälsa och fred.
Förtroendekris
Händelser som äventyrar eller hotar förtroendet för en organisation och de värden som organisationen står för. Förtroendekriser kan komma plötsligt då de utlöses av en separat händelse, men kan också långsamt växa fram till en större kris.
Referenser
Lag (2006:544) om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap
Förordning (2006:637) om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära
händelser i fredstid och höjd beredskap
Regionstyrelsens protokoll 2004-02-05 § 19 Reglemente för krisledningsnämnd
Myndigheten för säkerhet och beredskap
Hämta
Samtliga länkar öppnas i nytt fönster
Detta avsnitt: