Innehållsförteckning:
Kommunikationspolicyn är styrande för samtliga policydokument, riktlinjer och rekommendationer för kommunikation i Region Skåne. Några centrala sådana är mediepolicyn, riktlinjer för kriskommunikation, riktlinjer för tillgänglig information, grafisk profil samt språk och bildhantering Varje kommunikationsinsats ska kunna kopplas till detta övergripande dokument. Regionstyrelsen beslutade om denna kommunikationspolicy den 29 mars 2007.
Vision, mål och kännetecken
Region Skånes verksamhet styrs ytterst av politiska beslut. I utvecklingsprogrammet med visionen »Ett livskraftigt Skåne«, som antagits av regionfullmäktige (beslutad 1997, reviderad 1999, 2004), ska vi i samverkan med andra aktörer aktivt arbeta för att nå Skånes långsiktiga mål – Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans. Det styrande dokumentet för sjukvården är ”Skånsk livskraft – Vård och hälsa” (antaget 2003).
Som gemensam utgångspunkt i arbetet för att uppnå de mål som de förtroendevalda sätter, har tjänstemännen i Region Skåne den strategiska plattformen »Bättre liv i Skåne« (2005). Enligt den ska Region Skåne vara en professionell kunskapsorganisation som kännetecknas av:
-
Kundorientering
-
Engagemang
-
Ansvar
-
Kompetens
Dessa kännetecken beskriver hur vi vill bli uppfattade, och det är därför på dessa vi ska bygga vår profilering. Kommunikation är ett av de verktyg som hjälper oss att bli en del av dessa prioriterade kännetecken.
Kommunikationens mål
- Att vara ett medel för Region Skånes medarbetare och partners att uppnå verksamhetens mål
- Att ge medborgarna insyn i verksamheten och möjlighet att engagera sig i den demokratiska dialogen om Skånes framtid
- Att ge medborgarna kännedom om och tillgång till den service Region Skåne erbjuder
- Att profilera Region Skåne som en samarbetspartner i samhällsutvecklingen
All kommunikation ska vara:
- Öppen. Offentlighetsprincipen styr vårt agerande, vilket betyder att den som vill ha information ska få den, om det inte finns lagliga begränsningar.
- Lättillgänglig. Informationen från Region Skåne ska vara lätt att hitta och få tillgång till.
- Snabb. Så snart som möjligt ska information spridas via kanaler som ger mottagarna möjlighet att ta del av den.
- Aktiv. Region Skåne ska ta initiativ till information, dialog och debatt om frågor som är angelägna. Beredskapen att snabbt besvara frågor från media och allmänhet ska vara god.
- Trovärdig. Informationen ska vara korrekt och saklig med en tydlig avsändare via trovärdiga kanaler och enligt den grafiska profilen
- Begriplig. Kommunikationen ska till språk och form vara tydlig och lätt att förstå.
- Målgruppsanpassad. Kommunikationen ska vara anpassad till mottagarnas förutsättningar när det gäller utformning, språkbruk och val av kanal.
Intern kommunikation ska:
- stimulera till delaktighet och dialog mellan medarbetare och ledning på alla nivåer i syfte att skapa en effektiv och utvecklande verksamhet med gott arbetsklimat
- se till att varje medarbetare har tillgång till den information som är nödvändig för att kunna utföra arbetsuppgifterna på bästa sätt
- informera varje medarbetare om verksamhetens mål och värderingar. Det ger varje medarbetare en möjlighet att ta ansvar för sin arbetsinsats som en del i helheten och att vara en god ambassadör för Region Skåne
- skapa en värdegrund för och främja kommunikationen med omvärlden
Extern kommunikation ska:
- stödja och stimulera dialogen mellan medborgarna och Region Skåne och på så sätt bidra till den demokratiska processen i samhället
- informera medborgarna om deras rättigheter, skyldigheter och möjligheter att ta del av den samhällsservice som Region Skåne erbjuder
- stimulera till fördjupat samarbete och engagemang kring Skånes utveckling
- underlätta genomförandet av och skapa förståelse för fattade beslut genom att informera om bakgrund, syfte och innehåll
Strategisk och integrerad
Kommunikationen i Region Skåne ska vara strategisk och integrerad. Strategisk betyder att kommunikationen underlättar att uppsatta mål nås och att övergripande strategier säkerställs. Integrerad betyder att kommunikationen bygger på en helhetssyn: kommunikation med flera målgrupper ska ha samstämmiga budskap och ska samordnas när det gäller val av kanal och tid.
Planering, uppföljning och utvärdering
Kommunikationsinsatser ska planeras och integreras i det dagliga arbetet. Det betyder att kommunikationsplaner ska tas fram för Region Skånes verksamheter och varje nytt projekt. Kommunikationsarbetet ska också följas upp och utvärderas.
Kommunikationens främsta målgrupper:
- Internt:
- Medarbetare
- Förtroendevalda inom Region Skåne
- Fackliga organisationer
- Externt:
- Skånes invånar
- Kunder, som patienter, resenärer, evenemangsbesökare m fl
- Andra beslutsfattare och myndigheter
- Näringsliv, samarbetspartners och andra intressenter
- Regioner i omvärlden
Viktiga kommunikationskanaler:
- Interna:
- Chefer
- Det personliga mötet samt arbetsplatsträffar och andra möten
- Den interna webben och andra elektroniska kanaler
- Personaltidningar
- Nyhetsbrev
- Lönespecifikationer och liknande dokument
- Externa:
- Webbplatser och andra elektroniska kanaler
- Media
- Trycksaker, tidningar och nyhetsbrev
- Opinionsbildare
- Personliga och andra möten, mässor och seminarier
- Telefonväxel, brevsvar, fakturor och liknande dokument
- Skyltning och annonsering
Ansvar
- Kommunikation är i grunden ett ledningsansvar. Ledare på alla nivåer i organisationen har ansvar för kommunikationen med medarbetarna och för att skapa ett kommunikativt arbetsklimat.
- Som medarbetare har man ett eget ansvar att hålla sig så informerad att man är till nytta för verksamheten och så att man kan vara en ambassadör för sin arbetsplats.
- Varje uppgift eller projekt ska ha en kommunikationsansvarig. Det bör vara den som är närmast ansvarig och/eller mest kunnig på ett område eller den som denne delegerar uppgiften till.
Stöd
Som stöd finns Region Skånes kommunikatörer. Med hjälp av samordnade och effektiva kommunikationsinsatser ska de i samverkan med kärnverksamheten bidra till att uppfylla verksamhetens mål på det lokala planet och ur ett helhetsperspektiv. Återkopplingen till verksamheten om hur Region Skåne beskrivs i omvärlden via media och andra kanaler, är också en viktig uppgift för kommunikatörerna. Mätningar och analyser ska ge underlag till framtida kommunikationsval.
Kriskommunikation
I händelse av kris eller katastrof är det viktigt hur en verksamhet kommunicerar. I Region Skåne finns en särskild plan och organisation för kriskommunikation. Kommunikationspolicyn är vägledande för dess arbete, och som stöd finns särskilda riktlinjer i denna varumärkesguide (se avsnitt 4).