Sammanträde i Fastighets- och servicenämnden

Ledamöter och ersättare i fastighets- och servicenämnden kallas till sammanträde.

Tid: 2010-09-21, kl. 09.00-15.00

Plats: Regionhuset i Malmö, Dockplatsen 26, rum 9 på bottenplan.
Se bifogad karta, parkeringsplatser finns runtom i området.
I samband med mötet blir det en visning av Regionhuset.

________________________________________

1. Upprop

________________________________________

2. Justering

________________________________________

3. Informationshandlingar

Informationshandlingar finns i sammanställning 2010-09-21 från Regionservice.

I ärendet finns följande dokument
1. Sammanställning över informationshandlingar 2010-09-21

________________________________________

4. Delegationshandlingar

Delegationshandlingar finns i sammanställning 2010-09-21 från Regionservice.

I ärendet finns följande dokument

1. Sammanställning över delegationsbeslut för igångsättningstillstånd 2010-09-21
________________________________________

________________________________________

6. Delårsrapport 2

Handlingar delas ut vid mötet.
________________________________________

7. Strålbehandling

Handlingar delas ut vid mötet.
________________________________________

8. Fastighets- och servicenämndens yttrande - Planeringsdirektiv för arbetet med budget och verksamhetsplan för åren 2011 till 2013

Ordförandens förslag
Fastighets- och servicenämnden föreslår regionstyrelsen följande
1. Nivån på det planerade fastighetsunderhållet ökas från 72 kr/kvm till 100 kr/kvm fr o m år 2011.

Fastighets- och servicenämnden beslutar
1. Fastställa Regionservice förvaltningsuppdrag för år 2011.
2. Godkänna redovisning av förslag till och förutsättning för resultatkrav.
3. Godkänna preliminär resultatbudget för år 2011.
4. Godkänna redovisade kostnader uppgående till 18,7 Mkr för bedömd volym avseende ej uthyrda lokaler under 2011.
5. Godkänna redovisning av ställda uppdrag i regionstyrelsens planeringsdirektiv.

Sammanfattning av ärendet
Planeringsdirektiv för arbetet med budget och verksamhetsplan för åren 2011 till 2013 beslutades av regionstyrelsen 2010-06-10. I direktivet ges följande uppdrag som berör Fastighets- och servicenämnden:

Redovisning av yttrande
Fastighets- och servicenämndens yttrande över givna uppdrag redovisas i handling daterad 2010-09-09 fastighets- och servicenämnden. Fastighets- och servicenämnden har i planering av verksamheten och i yttrandet vägt in idag kända konsekvenser av beslut som fattas inom ramen för pågående förnyelsearbete.

Om regionfullmäktiges beslut i november avseende budget och verksamhetsplan 2011 föranleder förändringar i förhållande till av Fastighets- och servicenämnden beslutad resultatbudget och uppdrag kommer dessa att revideras av nämnden inför beslut av budget i december.

I ärendet finns följande dokument
1. Beslutsförslag 2010-09-09
2. Mål och verksamhetsperspektiv
3. Specifikation Lokalpool Budget 2010
________________________________________

9. Restposter i stängda investeringsprojekt under 2010 – fastighetsägarinvestering

Ordförandens förslag
Fastighets- och servicenämnden beslutar
1. Avdela 1.0 miljoner kronor för hantering av fakturor, som inkommit efter stängningsdatum, för investeringsprojekt under år 2010 och att detta finansieras inom ramen för fastighetsägarinvesteringar 2010.

Sammanfattning av ärendet
Regionservice begär att medel avdelas för att hantera fakturor som inkommit efter stängningsdatum av investeringsprojekt.

I ärendet finns följande skrivelse
1. Beslutsförslag 2010-09  01
________________________________________

10. Interna kontrollområden 2010

Diarienummer

Ordförandens förslag
Fastighets- och servicenämnden beslutar
1. Kontrollområdena biladministrativa processer och avvikelsehantering granskas under år 2010.

Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget
Biladministrativa processer
Affärsområdet Skånetransport säljer regelbundet bilar i samband med uppgradering/inköp av nya bilar. Antalet sålda bilar uppgår till 60-80 stycken per år där det inte är aktuellt att åberopa garanterat återköp mot leverantören.

Kontrollera att gällande rutiner vid försäljning av bilar följs. Speciell granskning skall göras av nedanstående kontrollpunkter:
1. Att bilarna avyttras till marknadsmässigt pris. Granska speciellt att köpeskillingen på förmånsbilen vid försäljning till förmånsbiltagaren är marknadsmässig.
2. Att ägarskifte ej sker förrän likvid erhållits.
3. Att Region Skåne är befriade från framtida garantiåtaganden på de sålda bilarna.

Avvikelsehantering
Regionservice har två avvikelsehanteringssystem som omfattar dels gamla RegionFastigheter samt dels gamla Skåne Tvätt & Transport.

I ärendet finns följande dokument
1. Beslutsförslag 2010-09-01

 
________________________________________

11. Förvaltningsentreprenad för delar av fastighetsförvaltningen inom Regionservice

Diarienummer

 

Ordförandens förslag
Fastighets- och servicenämnden beslutar
1. Föreliggande skrivelse översänds till regionstyrelsen för kännedom och beslut om fortsatt handläggning.
2. Avbryta upphandlingsprocessen kring förvaltningsentreprenaden med anledning av att inga anbud inkommit.
3. Godkänna att det utarbetade förfrågningsunderlaget utnyttjas för fortsatt intern utveckling mot en ytterligare förädling för den strategiska fastighetsprocessen.

Sammanfattning
I Budgeten för 2010 med plan för 2011-2012, som fastställdes av Regionfullmäktige i november 2009, gavs följande uppdrag till Fastighets- och servicenämnden:

”Sedan den 1 september 2008 utförs en tredjedel av fastighetsdriften av en upphandlad driftentreprenad. Konkurrensutsättningen av fastighetsdriften har inneburit att kostnaderna minskade med cirka 20 procent såväl för den externa driftentreprenaden som för den kvarvarande interna driftorganisationen. Även förvaltning av Region Skånes ägda fastigheter bör prövas genom upphandling av en så kallad förvaltningsentreprenad. Fastighets- och servicenämnden ges i uppdrag att under 2010 analysera förutsättningarna för en förvaltningsentreprenad samt återkomma till regionstyrelsen senast den 1 mars 2010.”

Ovanstående uppdrag till Fastighets- och servicenämnden behandlades vid nämndsmöte 2010-02-02 varefter regionstyrelsen 2010-02-11 beslutade att:

1. Regionstyrelsen uppdrar åt fastighets- och servicenämnden att genomföra en upphandling av fastighetsförvaltning (Property management) – inom sjukhusområdena Kristianstad och Hässleholm samt fastigheter för administration, primärvård och tandvård i samma geografiska områden.
2. Regionstyrelsen godkänner att fortsatt arbete baseras på föreliggande utredning om förvaltningsentreprenad för delar av fastighetsförvaltningen inom Regionservice.
3. Förvaltningsentreprenaden bör träda i kraft senast under fjärde kvartalet 2010.

Vid Fastighets- och servicenämndens möte 2010-03-09  gavs uppdraget vidare till servicedirektören med tillägget att löpande informera nämnden.

Ett primärt viktigt syfte med uppdraget är att utreda om fastighets-förvaltningen kan effektiviseras ytterligare genom införande av en förvaltningsentreprenad, som innebär att Regionservice tydligare skall fokusera på rollen som strategisk fastighetsägare och att vara en kompetent beställare.

I ärendet finns följande dokument
1. Beslutsförslag 2010-09-01
________________________________________

Douglas Roth
Ordförande

Enligt uppdrag
Ingrid Araldsson/  Susann Lidholm
Sekreterare